Die benötigten Angaben vorher klären
Fragen Sie in Ihrem Unternehmen nach, welche Angaben die Reisekostenabrechnung benötigt und an wen die Rechnung ausgestellt werden soll. Übermitteln Sie die korrekte Schreibweise rechtzeitig an die Unterkunft. Eine Reservierung unter Ihrem persönlichen Namen muss nicht dieselben Angaben enthalten wie die gewünschte Rechnung. Dieser Organisationsschritt ist keine steuerliche Beratung; bei fachlichen Fragen gelten die zuständigen Vorgaben Ihres Unternehmens oder Ihrer Beratung. Vermeiden Sie, fehlende Details erst am Morgen eines frühen Abfluges zu recherchieren.
Unterschiedliche Dokumente unterscheiden
Bewahren Sie die Buchungsbestätigung als Nachweis der vereinbarten Daten und Leistungen auf. Ein Kartenbeleg dokumentiert eine Zahlung, ist aber nicht automatisch das Dokument, das Ihre Abrechnung verlangt. Fragen Sie nach der eigentlichen Rechnung und prüfen Sie, ob sie von der Unterkunft oder einem anderen an der Buchung beteiligten Anbieter ausgestellt wird. Bei Vorauszahlungen können mehrere Unterlagen zusammengehören. Benennen Sie sie so, dass sich Zahlung und Aufenthalt später eindeutig zuordnen lassen.
Beim Erhalt kurz vergleichen
Kontrollieren Sie Namen, Aufenthaltsdaten und aufgeführte Leistungen gegen Ihre Buchung und tatsächliche Nutzung. Achten Sie besonders auf zusätzlich berechnete Frühstücke oder andere Extras. Bei einer Unklarheit fragen Sie sachlich nach, bevor Sie die Unterlagen weitergeben. Ändern Sie ausgestellte Rechnungen nicht selbst. Lassen Sie notwendige Korrekturen vom zuständigen Aussteller vornehmen und bewahren Sie die neue Fassung so auf, dass sie nicht mit der vorherigen verwechselt wird.
Eine kleine digitale Ordnung verwenden
Legen Sie pro Reise einen Ordner an und benennen Sie Dateien beispielsweise mit Datum, Unterkunft und Dokumentart. Scannen Sie einen Papierbeleg gut lesbar vollständig, falls Ihr Abrechnungsprozess das vorsieht. Prüfen Sie den Scan, bevor Sie das Original anders ablegen. Teilen Sie Belege nur über die vorgesehenen Kanäle mit den zuständigen Personen. Nach der Abgabe hilft ein kurzer Statusvermerk, damit Sie dieselbe Rechnung nicht versehentlich zweimal einreichen oder später erneut beim Hotel anfordern.
