Erst die vorgesehene Umgebung prüfen
Fragen Sie, auf welchem Gerät und mit welcher Anwendung die Präsentation gezeigt wird. Klären Sie auch, ob externe Speichermedien überhaupt verwendet werden dürfen. Ein mitgebrachter USB-Stick ist keine Lösung, wenn die Organisation deren Anschluss untersagt. Verwenden Sie nur ein von Ihrer eigenen Organisation freigegebenes Medium und Verfahren. Eine Ausweichkopie darf betriebliche Schutzmaßnahmen nicht umgehen. Falls der Gastgeber einen anderen Übertragungsweg vorgibt, bereiten Sie diesen rechtzeitig vor, statt erst am Gesprächstisch darüber zu verhandeln.
Eine eindeutig erkennbare Fassung ablegen
Speichern Sie die finale Version mit einem verständlichen Namen und Datum. Vermeiden Sie mehrere Dateien wie final, final-neu und wirklich-final im selben sichtbaren Ordner. Ergänzen Sie bei Bedarf ein geeignetes zweites Format, das die wichtigsten Inhalte unabhängig von aufwendigen Effekten wiedergibt. Prüfen Sie, ob Bilder, Medien und benötigte Schriften in der vorgesehenen Umgebung korrekt erscheinen. Eine Datei, die sich öffnen lässt, ist noch nicht automatisch vollständig verwendbar. Entscheidend ist der tatsächliche Ablauf der Vorführung.
Offline einmal durchspielen
Testen Sie die Kopie ohne Internetverbindung auf einem geeigneten zugelassenen Gerät. Öffnen Sie nicht nur die erste Folie, sondern gehen Sie die wichtigen Übergänge und eingebundenen Inhalte durch. Wenn Videos oder andere Elemente separat benötigt werden, halten Sie deren Zuordnung klar. Planen Sie für einen ausfallenden Spezialeffekt eine einfache Erklärung oder ein geeignetes Standbild. Der Stick sollte einen praktikablen Ersatz ermöglichen und nicht lediglich dieselbe ungeprüfte Abhängigkeit an einen anderen Speicherort verschieben.
Medium und Inhalt kontrolliert behandeln
Transportieren Sie den Stick an einem festen Platz und lassen Sie ihn nach dem Termin nicht am fremden Gerät stecken. Nehmen Sie nur die Daten mit, die für den Zweck erforderlich sind. Vertrauliche Inhalte benötigen das von Ihrer Organisation vorgesehene Schutzverfahren. Nach der Reise kennzeichnen oder entfernen Sie überholte Fassungen nach den geltenden Vorgaben. So verhindert die Reservekopie einen Ausfall, ohne später versehentlich wieder als aktuelle Präsentation verwendet zu werden.
