Eine eindeutige Kennung vergeben
Geben Sie jeder Kiste eine kurze eigene Kennung und führen Sie diese in einer gemeinsamen Liste. ‚Zubehör‘ auf fünf verschiedenen Kartons ist nicht eindeutig. Eine Nummer mit einer verständlichen Inhaltsgruppe, etwa Bildschirmzubehör oder Empfangsmaterial, hilft beim Suchen und beim Abgleich nach der Rückreise. Verwenden Sie dieselbe Bezeichnung auf Liste und Verpackung.
Unterscheiden Sie die interne Kennung von Versandangaben. Veranstalter und Transportdienstleister können genaue Vorgaben für Empfänger, Standnummer und Anlieferung haben. Übernehmen Sie diese aus den aktuellen Unterlagen und entfernen Sie veraltete Versandetiketten, damit kein widersprüchliches Ziel auf derselben Kiste bleibt.
Die Reihenfolge des Aufbaus berücksichtigen
Markieren Sie intern, welche Kiste früh geöffnet werden muss. Befestigungen oder benötigte Dokumente sollten nicht unter Material liegen, das erst zum Besuchereinlass gebraucht wird. Packen Sie kleine Teile für ein bestimmtes Möbelstück möglichst zusammen. Ein Etikett ist weniger hilfreich, wenn der Inhalt aus mehreren unverbundenen Aufgaben besteht.
Bringen Sie die Kennung an einer Stelle an, die auch bei gestapelten Kisten sichtbar bleibt. Prüfen Sie, ob sie unter Folie, Gurt oder Griff verschwindet. Ein zusätzliches Etikett im Inneren kann helfen, falls die äußere Beschriftung unterwegs beschädigt wird. Sensible Inhalte sollten nicht unnötig außen beschrieben werden.
Mit dem Auspacken den Rückweg vorbereiten
Lassen Sie die Inhaltsliste beim Öffnen in der Nähe der Kiste. Notieren Sie entnommene Teile oder eine geänderte Zuordnung, statt sich auf die Erinnerung zu verlassen. Wenn die leere Verpackung eingelagert wird, muss ihre Kennung weiterhin zum Muster oder Gerät passen, das später wieder hineinkommt.
Kontrollieren Sie beim Abbau jede Kiste gegen die Liste und kennzeichnen Sie fehlende oder beschädigte Teile. Überschreiben Sie den ursprünglichen Inhalt nicht stillschweigend, wenn kurzfristig anders gepackt wird. Ein kurzer Änderungsvermerk verhindert, dass das nächste Team eine scheinbar vollständige Kiste öffnet und erst am neuen Veranstaltungsort die Lücke bemerkt.
